Roli i bordeve në ballafaqimin me koronavirusin

2020-03-27 - 09:06

Artikull i shkruar nga: Sabine Vollmer – Kryeredaktore e revistës FM (Financial Management)

Burimi: IFAC

Bordet e korporatave kanë detyra të rëndësishme për të kryer si reagim ndaj koronavirusit të ri, të njohur si COVID-19, i cili është duke qarkulluar nëpër botë, duke ndërprerë zinxhirët e furnizimit, duke tronditur shpenzimet e konsumatorit dhe duke vendosur nën karantinë cilindo, duke filluar nga liderët politikë dhe tërë populli e një qyteti.

“Vetëm një rast i infektuar me COVID-19 në një fabrikë rezulton në mbylljen e asaj fabrike, punëtorët nuk shkojnë në punë dhe kamionët nuk bëjnë shpërndarje të produkteve. I gjithë zinxhiri i furnizimit ndërprehet. " tha Cecilia Locati, FCMA, CGMA, themeluese e “Internal Control Toolbox” dhe konsulente për qeverisjen dhe menaxhimin e rrezikut, e cila punon me klientë shumëkombësh me qendër në Evropë. "Bordet me eksperinecë shohin rrezikun."

Si pjesë e mandatit të tyre për të mbikëqyrur qeverisjen e mirë dhe menaxhimin e rrezikut, një bord duhet të interesohet shumë më tepër se si menaxhmenti është duke u ballafaquar me krizën, sipas Qendrës Globale të Deloitte për Qeverisjen e Korporatave.

Vendimet e shpejta janë thelbësore në adresimin e ndikimit, të cilat mund të ndryshojnë nga biznesi në biznes dhe nga industria në industri. Komunikimi i menduar është kyc për të mos paraqitur frikë dhe panikë te punonjësit dhe akterët relevant, të tillë si investitorët, furnitorët dhe klientët. Krizat janë "të panjohura" dhe kërkojnë protokole të duhura dhe udhëheqje të fuqishme.

Kushdo që pyet nëse reagimi global ndaj pandemisë COVID-19 garanton mbi statusin e krizës, duhet të shikojë vetëm në tregjet e parregullta të aksioneve dhe të bonove, raftet e dyqaneve të boshatisura nga blerësit duke u përgatitur për më të keqen, glutina e naftës së papërpunuar që po shpenzohet  pa e përdorur si dhe kufizime gjithnjë e më të rrepta të udhëtimit përderisa virusi është përhapur nga Azia në Evropë, në Amerikën e Veriut, në Amerikën Latine brenda tre muajve të fundit.

"Koronavirusi është absolutisht në krye të axhendës së bordit për momentin," tha Sarah Ghosh, FCMA, CGMA, një këshilltare bordi dhe ish drejtore financiare në një kompani të shërbimeve të kujdesit për dyqanet e vesh-mbathjeve në Mbretërinë e Bashkuar.

Udhëheqësia e bordit mund të mbrojë punonjësit, gjithashtu mund të sigurojë që në aspektin financiar biznesi është mjaft i fuqishëm për të menjanuar krizën, ata mund të këshillojnë menaxhmentin të kërkojnë mundësi potenciale biznesi në mes të sfidave, u shprehën Ghosh dhe Locati.

Për të koordinuar përpjekjet, Locati sugjeroi që bordet të konsiderojnë krijimin e një komiteti të menaxhimit të krizave dhe ta detyrojnë atë të hartojë strategji dhe iniciativa për të menaxhuar krizën. Për shembull, një komitet i tillë për menaxhimin e krizave mund të kuptojë se si të promovojë punën në mënyrë të zgjuar, në vendet ku punonjësit mund të mos kenë infrastrukturën e TI- së (Teknologjisë Informative) për të punuar nga shtëpia.

"Është me të vërtetë e rëndësishme të ruani mirëbesimin në biznes," tha Ghosh. "Puna me furnitorët dhe sigurimi i një niveli vazhdimësie."

6 veprime që bordet mund të marrin

Shoqata Kombëtare e Drejtorëve të Korporatave, një organizatë jo-fitimprurëse në SH.B.A e cila vepron për anëtarët e bordit të korporatave, këshillon drejtorët që të ndërmarrin këto veprime për t’u ballafaquar me rrezikun që paraqet pandemia COVID-19 dhe të fuqizojnë qëndrueshmërinë e bizneseve që ata mbikëqyrin:

Vlerësoni ekspozimin e kompanisë ndaj rrezikut. Për të kuptuar kërcënimin që i adresohet biznesit nga pandemia COVID-19, anëtarët e bordit duhet të kërkojnë vlerësimin e menaxhmentit, se sa virusi dhe përpjekjet për të parandaluar përhapjen e tij do të ndikojnë në zinxhirin e furnizimit të kompanisë, parashikimin e shitjeve, shëndetin dhe produktivitetin e punonjësve si dhe iniciativat strategjike kyce. Në vlerësimin e tij, menaxhmenti duhet të përcaktojë sasinë ndaj ekspozimit të rrezikut, të simulojë ndikimet financiare dhe operacionale me skenarë "çfarë-nëse" dhe të eksplorojë burimet alternative të zinxhirit të furnizimit.

Bordi duhet të mbikëqyrë dhe të sigurohet që menaxhmenti është duke qëndruar i azhurnuar në informacionin që ndryshon me shpejtësi dhe përshtat përgjigjen e tij ndaj ndikimit të virusit. Gjithashtu, bordi duhet të kontrollojë nëse ekipi i krizave ka aftësinë e duhur dhe nivelin e duhur të autoritetit vendimmarrës për të menaxhuar situatën.

Drejtorët gjithashtu mund të bëjnë supozime të menaxhimit të testit të presionit në lidhje me implikimet financiare, strategjike dhe operacionale të krizës.

Duhet të ketë diskutime në nivel bordi rreth asaj se si biznesi mund të i’a dal financiarisht muajt e ardhshëm, tha Ghosh. Për shembull, pasuritë mund të duhet të lëshohen në përdorim për të siguruar likuiditetin, tha Locati. Kompanitë me fuqi të lartë mund të kenë nevojë të marrin në konsideratë rinegociimin e kushteve të kredisë ose uljen e kostove.

Përcaktoni rolet e reagimit ndaj krizës. Për t’u siguruar që menaxhmenti të mund reagojë shpejt, anëtarët e bordit dhe menaxhmenti duhet të njohin mirë rolet e tyre. Bisedat e sinqerta në mes bordit dhe menaxhmentit sigurojnë që të gjithë kanë njohuri mbi punën për të cilënjanë përgjegjës.

Është përgjegjësi e menaxhmentit që të zhvillojë dhe azhurnojë një plan pandemik të reagimit dhe ta integrojë atë me planet ekzistuese të krizës dhe vazhdimësisë së biznesit. Kjo mund të përfshijë rishqyrtimin e planeve ndërkombëtare të udhëtimit, zhvillimin e politikave fleksibile ose punën nga shtëpia për punonjësit, trajnimin e punonjësve mbi ndërgjegjësimin ndaj pandemisë dhe konsiderimin e mbulimit të sigurimit pandemik për ndikimet që mund të ketë në, për shembull, zinxhirët e pasurisë ose furnizimit.

Është përgjegjësi e drejtorëve që të kenë një raport të qartë, efektiv dhe të hapur me menaxhmentin. Gjithashtu, drejtorët duhet të sigurojnë që identifikimi dhe trajtimi i rreziqeve përçarëse është një çështje e rendit të ditës në nivel bordi ose komiteti.

Sigurimi i raportimit efektiv të menaxhimit të krizave në bord. Anëtarët e Bordit duhet të kenë njohuri se çfarë informacioni presin të marrin nga menaxhmenti dhe sa shpesh. Protokollet dhe rregullat themelore përcaktojnë se çfarë dhe kur menaxhmenti raporton te bordi.

Për të ndihmuar bordin të kuptojë se çfarë po ndodh, menaxhmenti duhet të raportojë mbi indikatorët kryesorë që përfaqësojnë ndikimin operativ, lehtësimin e rrezikut dhe rikuperimin e biznesit.

Vlerësoni strategjinë e komunikimit të brendshëm të menaxhmentit. Bordi duhet të këshillojë menaxhmentin të hartojë protokolle për komunikime të brendshme dhe vendimmarrje. Këto protokolle duhet të informojnë qartë dhe në mënyrë të duhur punonjësit për ndikimin që ka pandemia COVID-19 në biznes.

Strategjia e duhur e komunikimit të brendshëm adreson frikën e punonjësve dhe parandalon atë në paralizimin e fuqisë punëtore dhe në uljen e produktivitetit.

Adresoni sfidën e komunikimit në mënyrë efektive me akterët relevant. Për të parandaluar dështimet e dërgimit të mesazheve gjatë krizës, menaxhmenti duhet të krijojë një strategji të komunikimit të jashtëm që synon klientët, investitorët, agjensionet qeveritare dhe furnitorët. Për të siguruar që strategjia e komunikimit të jashtëm nuk e ekspozon biznesin ndaj rrezikut apo cështjeve gjyqësore, anëtarët e bordit duhet të pyesin këshilltarin e përgjithshëm si dhe këshilltarin e jashtëm se çfarë informacioni mund të publikojë dhe në cfarë kohe.

Komiteti i auditimit të bordit duhet të punojë me auditorët për të siguruar që proceset e auditimit dhe raportimit financiar janë mjaft të fuqishme për të pasyruar shpejtë kushtet e ndryshimit.

Gjithashtu, bordi dhe menaxhmenti duhet të marrin parasysh nëse do të krijojnë një komitet të krizave në nivel bordi ose një task forcë.

Konsideroni qëndrueshmëri dhe rikuperim afatgjatë. Në një mjedis gjithnjë e më të paqëndrueshëm të biznesit, një plan ekzistues i menaxhimit të krizave ndihmon bizneset të marrin, komunikojnë dhe implementojnë vendime shpejt dhe kur është nevoja. Kërcënimi global për shëndetin nga pandemia COVID-19 është një mundësi për të zhvilluar një plan të menaxhimit të krizave, kur nuk ekziston një i tillë, ose të përmirësojë dhe azhurnojë planet ekzistuese.

Anëtarët e bordit duhet të këshillojnë menaxhmentin për të zhvilluar plane të qëndrueshmërisë afatgjatë dhe të rimëkëmbjes pas krizës. Planet e tilla, për shembull, adresojnë ndryshimet strukturore në zinxhirin e furnizimit për të shmangur ekspozimin ndaj rrezikut në të ardhmen dhe hapat për të pritur një rënie të qëndrueshme të tregut nëse pandemia COVID-19 shndërrohet në një rënie ekonomike globale.