Pse menaxhimi i cilësisë është më shumë se thjesht pajtueshmëri me standardet

2022-07-06 - 02:16

Autor: ICAEW

 

Me përafrimin e datës së hyrjes në fuqi të Standardit Ndërkombëtar për Menaxhimin e Cilësisë 1 (SNMC 1 / ISQM 1), firmat e kontabilitetit dhe auditimit kanë filluar të mendojnë se si të arrijnë pajtueshmërinë me këtë standard. Por kjo mund të jetë më shumë se një ushtrim pajtueshmërie.

Nuk është e këndshme të mendosh që firma juaj duhet të arrijë pajtueshmërinë me një grup standardesh të reja. SNMC 1 / ISQM 1 nuk bën përjashtim. Është lehtë të konsiderohet si barrë; një pjesë e pajtueshmërisë që duhet të përfundojë përpara afatit.

Por mund të jetë më shumë se kaq, siç ka zbuluar Matthew Howells, partner dhe Shef i Grupit Teknik të Sigurimit Kombëtar në Smith dhe Williamson, ndërsa firma po kalon procesin e zbatimit të SNMC 1 / ISQM 1.

“Ka të bëjë pjesërisht me menaxhimin e rrezikut që është shumë real këto ditë, nuk janë vetëm firmat e mëdha që ballafaqohen me rrezikun e reputacionit rreth cilësisë së dobët të auditimit. Firmat e mëdha vetëm priren të jenë në titujt mediatik. Por për një firmë si Smith dhe Williamson – dhe për firmat më të vogla – ekziston ky lloj rreziku i reputacionit. Menaxhimi i cilësisë dhe proceset e cilësisë padyshim mbrojnë kundër një rreziku të tillë.”

Nëse po përpiqeni të përmirësoni rezultatet tuaja dhe të vendosni një sistem më të rreptë të menaxhimit të cilësisë, duhet të keni rezultate më të mira në pjesën më të madhe të punës suaj në auditim, problemet zgjidhen më shpejt nëse puna është bërë siç duhet, thotë Howells.

“Është më mirë që të gjithë të jenë të përfshirë. Nëse Departamenti i Sigurimit të Cilësisë hyn dhe përshkruan një sërë çështjesh të gjetura në një dosje të auditimit  është koha e partnerëve dhe personelit të gjejnë gjërat që shkuan keq. Pra, nëse kjo ndodh më pak, sigurisht që është një gjë e mirë.”

Në periudhë afatgjatë, SNMC/ISQM 1 mund të ketë rëndësi përtej auditimit dhe për pjesën tjetër të firmës gjithashtu, shton ai. Nuk ka asnjë arsye pse nuk duhet të funksionojë për departamentin e tatimeve ose financave të korporatave të një firme, shpjegon ai. "Mund të ketë mësime që janë të një rëndësie më të gjerë në të gjithë firmën, potencialisht."

Kalimi në procesin e pajtueshmërisë me SNMC 1 ka ndihmuar gjithashtu Smith dhe Williamson të identifikojnë boshllëqet që do të kishin kaluar pa u vënë re pa SNMC/ISQM 1, thotë ai. Standardi i ri i menaxhimit të cilësisë i shtyu ata t'i shikonin gjërat nga perspektiva të ndryshme, duke i inkurajuar të mendonin për gjërat në mënyrë unanime.

“Ndoshta është një proces që mbështetet me një person i cili rikujton dhe vepron. Pra, për sa kohë që ai person ekziston dhe vepron, gjithçka funksionon dhe gjithçka është në rregull. Problemi vjen nëse ose ai person largohet, ai është i sëmurë, ose është me pushime, ose harron - atëherë gjërat nuk shkojnë në mënyrë të duhur. Identifikimi i zonave të tilla është vërtet i dobishëm.”

Zgjidhjet janë gjithashtu relativisht të thjeshta; në disa raste, është thjesht një çështje e vendosjes së një rikujtimi kalendarik. Këto gjëra të vogla mund të ndihmojnë në parandalimin e problemeve që ndodhin në radhë të parë. “Kjo ka qenë me të vërtetë e vlefshme për ne.”

Të kesh proceset e menaxhimit të rrezikut të dokumentuara në një vend është një përparësi e madhe, veçanërisht në aspektin e vazhdimësisë, thotë Howells. “Njerëzit nuk duhet të vazhdojnë të ri-shpikin rrotën në vazhdimësi. Nëse dikush i ri bashkohet, është e lehtë t'i shpjegosh se si funksionon ky proces."

Megjithëse të gjitha firmat duhet të arrijnë pajtueshmëri me SNMC/ISQM 1, secila firmë zgjedh mënyrën e pajtueshmërisë, kështu që ekziston gjithashtu një potencial real për të fituar përparësi konkurruese, shpjegon Howells. Nëse mund të artikuloni se si jeni në pajtueshmëri me standardin dhe çfarë do të thotë kjo për cilësinë e shërbimit të auditimit, mund të bëjë ndryshimin kur një biznes kërkon një auditor të ri.

"Me skandalet e ndryshme që kemi pasur gjatë viteve të fundit, ka më shumë ndërgjegjësim dhe më shumë pyetje nga ana e investitorëve për punën që auditorët po bëjnë," thotë Howells. “Kjo më pas do të futet në pyetjet që kryetarët e komitetit të auditimit dhe bordet e drejtorëve na bëjnë. Ne po shohim një interes më të madh dhe më shumë pyetje rreth mënyrës sesi auditojmë, vlerën për paranë dhe si duket siguria 'e mirë', sesa auditimi si një ushtrim i thjeshtë pajtueshmërie."

Një nga kërkesat e SNMC/ISQM 1 është analiza e shkakut rrënjësor. Firmat më të mëdha e bëjnë këtë tashmë si një çështje e natyrshme, por me të tjerat varet.

Trajnimi përmendet shpesh si përgjigje kur identifikohen çështjet e auditimit, por është shumë e lehtë të përfundosh një trajnim gjithëpërfshirës, sa  të thuash  që e përfundova dhe të bësh pak ndryshim real në punën e auditimit. Analiza e shkaqeve rrënjësore u mundëson firmave të identifikojnë problemet dhe të tragetojnë më mirë trajnimet në të cilat investojnë.

“Mund të ndodhë që disa menaxherë të rinj iu bashkuan firmës në të njëjtën kohë, por nga firma të ndryshme, dhe ata i shikojnë gjërat ndryshe, për shembull. Pra, nëse ky është shkaku kryesor, mund t'ju duhet të bëni ndryshime në procedurat e fillimit të punës në firmë .

“Kthimi sërish në pikën e efikasitetit. Nëse e dini saktësisht se çfarë është ajo që po shkakton një problem, ai problem mund të parandalohet apo dhe të rregullohet. Kjo është me të vërtetë e vlefshme.”