Gjashtë mënyra për PVM-të që të evoluojnë dhe të zhvillohen në mjedisin e COVID 19

2020-05-28 - 12:42

Publikuar nga: IFAC

Të themi se pandemia koronavirus (ose Covid-19) është njëra nga katastrofat e mëdha të shekullit XX mund edhe të mos jetë një ekzagjerim. Anëtarët e Komitetit të IFAC për Praktikat e Vogla dhe të Mesme (PVM) kohët e fundit ndanë përvojat e tyre në lidhje me mënyrën se si ndërmarrjet e vogla dhe organizatat profesionale të kontabilitetit dhe auditimit (OPK) po reagojnë ndaj krizës. Janë identifikuar gjashtë fusha kyçe të fokusit për evoluimin dhe zhvillimin për PVM-të pas Covid-19:

Fokusohuni në Staf

Stafi është pasuria më e madhe e një firme dhe një pjesë integrale e avantazhit të saj konkurrues. Në krizën aktuale shëndetësore, mbajtja e punonjësve të sigurt dhe të shëndetshëm është thelbësore. Shumë firma kanë zbatuar masa të tilla si puna nga shtëpia, orar fleksibil dhe me ndërrime alternative për të praktikuar më mirë mbajtjen e distancës në zyrë (d.m.th. një ekip do të jetë i pranishëm në zyrë të hënën, të mërkurën dhe të premten ndërsa një tjetër të martën dhe të enjten). Një artikull i fundit mbi punën me fleksibilitet "Kur bëhet fjalë për mbajtjen e talenteve, mendoni fleksibilitetin" përmbledh disa nga përfitimet e punës fleksibile dhe atë që një firmë duhet të marrë parasysh kur zbaton praktika të tilla.

Është e rëndësishme që firmat të marrin në konsideratë ndikimin emocional dhe psikologjik të stafit të tyre. Do të duhet të merret në konsideratë se si individët mund të menaxhojnë ndryshimet e rëndësishme në rutinën e tyre të përditshme dhe strukturën e jetës, si dhe shëndetin e tyre mendor. Lidhja dhe komunikimi i rregullt janë thelbësore, duke përfshirë përdorimin e platformave në internet, të tilla si “Zoom” ose “Go-To Meeting”. Se si firma menaxhon punonjësit e saj në këto rrethana mund të ketë një ndikim afatgjatë në besnikërinë dhe ruajtjen e tyre. Një politikë e detyruar për të punuar nga shtëpia dhe mos udhëtimi zyrtar biznesor kanë qenë pozitive për disa firma që adresojnë sfidat e balancimit të punës dhe jetës. Një bonus ka qenë gjithashtu dhe ndryshimi i qëndrimeve të klientit për nevojën e takimeve ballë për ballë.

Në varësi të rrethanave, firmat mund të kenë nevojë të marrin në konsideratë ndryshimet në numrin e stafit ose nivelin e kompensimit në afat të menjëhershëm. Mund të jetë një vendim emocionalisht i vështirë që firmat do të duhet të marrin. Në disa raste, firmat kanë vendosur që stafit të larguar të mos ju ndërpresin përfitimet nga sigurimi shëndetësor të paktën deri në fund të vitit si një shenjë vlerësimi për kontributin e dhënë në të kaluarën.

Komunikim i rregullt me ​​klientët

Shpejtësia e pengesave nuk është asgjë më pak se spektakolare. Shumë biznese që ofrojnë shërbime për klientë, veçanërisht ndërmarrjet e vogla dhe të mesme (NVM) janë duke hasur pengesa. Kjo është koha më e mirë për t’ju qëndruar afër dhe për të komunikuar me klientët duke treguar që firma kujdeset për ata dhe bizneset e tyre dhe t’ju sigurojë mbështetje si këshilltar i tyre i besueshëm i biznesit. Ndonjëherë, është vetëm çështje dëgjimi dhe kujdesi i pronarëve/menaxherëve - në lidhje me frikën e tyre, sfidat dhe vizionin e mundshëm të botës pas koronavirusit. Fjala e urtë “atyre nuk ju intereson sa shumë dini ju, përderisa ata të dinë sa shumë ju kujdeseni" asnjëherë s’ka qenë më e përshtatshme se tani. Identifikimi i nevojave dhe dhënia e këshillave përkatëse, në kohë është thelbësore. Theksimi i mënyrave efikase për të menaxhuar operimin e biznesit dhe uljen e kostove do të jetë veçanërisht i vlefshëm.

Moduli 6 i “Udhëzuesit për Menaxhimin e Praktikës (Edicioni i 4-të) përfshin një model të planit të veprimit të menaxhimit (shiko faqen 321) i cili mund të zgjerohet më tej me kolona për të treguar se cilat masa janë dakorduar dhe afatin kohor për implementimin e tyre. Disa NVM mund të kenë nevoja të ngjashme, por është e rëndësishme që firmat të krijojnë zgjidhje të menjëhershme për klientët e tyre për të dalluar shërbimet e tyre nga konkurrentët. Artikulli "5 hapa për këshillimin e klientëve gjatë krizës së Covid 19" thekson nevojën për të ndjekur një veprim vijues që është lehtësisht i ekzekutueshëm.

Qasja në burimet e jashtme

Qeveritë në të gjithë botën po arrijnë të shpëtojnë bizneset me një mori ndihmash dhe pakosh mbështetëse. Shumë OPK janë duke përmbledhur dhe shpërndarë këtë informacion. PVM-të kanë një rol kyç përmes monitorimit të asaj që zhvillohet dhe ofrohet (e cila mund të ndryshojë çdo ditë) dhe komunikimit të skemave përkatëse për klientët. Për shembull, në lidhje me procesin e aplikimit për grante ose kredi dhe udhëzime se si ata mund të menaxhojnë punonjësit. Këto mund të jenë shërbime të rëndësishme për të shtuar vlerën.

Si një grumbullues i njohurive, IFAC ka zhvilluar një faqe interneti të dedikuar për COVID-19, e cila mbulon Auditimin, Raportimin Financiar, Vazhdimin e Biznesit dhe Menaxhimin e Krizave dhe Mirëqenies Profesionale dhe Personale.

Posedimi i një rrjeti të jashtëm të fuqishëm për të diskutuar çështje dhe për të shkëmbyer informacione dhe burime të tjera mund të jetë shumë i vlefshëm. Në shumë vende ka një rritje të grupeve joformale, megjithëse duhet të tregohet kujdes për të siguruar që informacioni i shpërndarë është i besueshëm.

Shumëllojshmëria e ofertave të shërbimeve

Me rritjen e koronavirusit në shumë biznese të vogla, PVM-të kanë një mundësi të konsiderueshme për të demonstruar rëndësinë e tyre. Në javët e fundit është vërejtur një kërkesë e rritur për shërbime siç janë ato që ndërlidhen me ndihmën në parashikimet e rrjedhës së parasë, përgatitjen e planeve të reja të biznesit, aktivitetet e ristrukturimit, rishikimin e planeve të vazhdimësisë së biznesit dhe për disa kompani që mund të mos i mbijetojnë pandemisë, shërbime të tilla si likuidimi. PVM-të duhet të jenë në gjendje të përqëndrohen në zonat ku mund të ndihmojnë klientët e tyre të NVM-ve. Për shembull, duke dhënë këshilla për skenarë të ndryshëm të ndjeshmërisë dhe duke hulumtuar opsione (si rasti më i mirë dhe më i keq) për operimin dhe pozicionin financiar në tre, gjashtë ose dymbëdhjetë muajt e ardhshëm.

Është po aq e rëndësishme të sigurohet që kontabilistët dhe auditorët profesionistë kanë aftësinë e duhur për të ofruar këto shërbime të reja. Në këtë drejtim, shumë OPK po ndihmojnë anëtarët e tyre duke zhvilluar modele të ndryshme raportimi dhe materiale të tjera udhëzuese. Si shembull, ICAEW publikoi ​​një udhëzues të rrjedhës së parasë për profesionistët financiar dhe AICPA ka përgatitur shabllone për letër angazhime, udhëzues, dhe shabllone për anëtarët e saj për të ndihmuar klientët në aplikimin e tyre në Programin e Mbrojtjes së Pagesave që është e garantuar nga qeveria federale në burime për kontabilistët e çertifikuar publik (CPA).

Lista kontrolluese e praktikave të mira për biznesin e vogël (Edicioni 2) e  IFAC është një mjet i dobishëm për marketing dhe diagnostifikim për PVM-të për të përcaktuar këshillat që klientët e bizneseve të vogël mund të kenë nevojë dhe gjithashtu t'i ndihmojnë ata në administrimin e biznesit të tyre. Ai përfshin listat e kontrollit për detyrimet financiare, detyrimet e menaxhimit strategjik, kërkesat ligjore dhe menaxhimin e mjedisit.

Operimi dhe Menaxhimi i Rrezikut të Firmës

Me një krizë të një madhësie të tillë, biznesi, nuk mund të jetë më i mundur, si zakonisht. Klientët mund të mos jenë në gjendje të paguajnë detyrimet e tyre të papaguara dhe, kështu, firmat mund të kenë probleme të rrjedhës së parasë. Firmat duhet të menaxhojnë me kujdes rreziqet e tilla. Për më tepër, numri i klientëve të rinj që pyesin për shërbime (dhe ende mund t'i përballojnë ato) ka të ngjarë të rezultojë në presion tarifash dhe konkurrencë të zgjeruar. Çështja e zvarritjes së fushëveprimit për shumë detyrime duhet të menaxhohet për të siguruar një shpërndarje efektive dhe efikase të shërbimit. Moduli 7 i Udhëzuesit për Menaxhimin e Praktikës (Edicioni i 4-të) është një burim i shkëlqyeshëm për firmat për të menaxhuar larminë e rreziqeve që vijnë nga ofrimi i shërbimeve të reja dhe gjithashtu mbulon planifikimin e vazhdimësisë së biznesit dhe rimëkëmbjen pas fatkeqësive.

Investimet në teknologji

Kriza ka përshpejtuar adoptimin dhe aplikimin e teknologjisë në shumë organizata. Nga një zgjidhje e thjeshtë për të punuar nga shtëpia deri tek instalimi i portaleve në “cloud” për të bërë të mundur shkëmbimin e informacionit dhe lejimin e klientëve për të skanuar dhe dërguar dokumente, ka qenë një mënyrë e shkëlqyeshme për të ruajtur distancën shëndetshëm dhe duke rritur efikasitetin e praktikës. IFAC dhe shumë organizata të tjera po ndajnë artikuj mbi vlerësimin e programeve kompjuterike -softuerëve (shiko "Faktorët kyç në vlerësimin e investimit të programeve kompjuterike") për rëndësinë e posedimit të një strategjie të teknologjisë informative (shiko "Zhvillimi i një strategjie teknologjike").

Përfundim

Kriza pa dyshim do të jetë sfiduese për shumë PVM. Sidoqoftë, ekzistojnë edhe mundësi të konsiderueshme për të krijuar marrëdhënie të fuqishme dhe për tu shfaqur më të forta se kurrë. Plani i Veprimit për Transformimin e Praktikës, i publikuar kohët e fundit, përmban një tërësi burimesh të shkëlqyeshme, shumë prej tyre janë mjaft të rëndësishme për çdo PVM, qoftë kur përballen me krizën aktuale, ose duke e përdorur si referencë për planifikim për të ardhmen.

 

" Gjashtë mënyra për PVM-të që të evoluojnë dhe të zhvillohen në mjedisin e COVID 19" nga Bordi i Standardeve Ndërkombëtare i Auditimit dhe Sigurisë, publikuar nga Federata Ndërkombëtare e Kontabilistëve dhe Auditorëve në Maj 2020 në gjuhën Angleze, është përkthyer në gjuhën shqipe nga SCAAK në Maj 2020, dhe është përdorur me leje të IFAC. Teksti i aprovuar i të gjitha publikimeve të IFAC është ai i publikuar nga IFAC në gjuhën angleze. IFAC nuk merr asnjë përgjegjësi për saktësinë dhe plotësinë e përkthimit ose për veprimet që mund të vijnë si rezultat i tij.

Teksti në gjuhën angleze "Gjashtë mënyra për PVM-të që të evoluojnë dhe të zhvillohen në mjedisin e COVID 19" ©2020 nga IFAC. Të gjitha të drejtat e rezervuara.

Teksti në gjuhën shqipe "Gjashtë mënyra për PVM-të që të evoluojnë dhe të zhvillohen në mjedisin e COVID 19" © 2020 nga IFAC. Të gjitha të drejtat e rezervuara.

Titulli origjinal: Six Ways for SMPs To Evolve and Thrive in the Covid-19 Environment

Kontaktoni [email protected] për leje për të riprodhuar, ruajtur ose transmetuar ose për të bërë përdorime të tjera të ngjashme me këtë dokument.