Shtatë hapa të rëndësishëm për planifikimin e menaxhimit të krizës për OPK-të

2020-04-30 - 03:27

Artikull i shkruar nga: Linda Lach - Drejtoreshë për Qeverisje në IFAC dhe Darlene Nzorubara - Menaxhere e lartë teknike për Cilësi dhe Zhvillim në IFAC

Burimi: IFAC

Shpejtësia, hapësira globale dhe ndikimi i përhapur i pandemisë së fundit të koronavirusit (COVID-19) e kanë bërë menaxhimin e krizave një përparësi kryesore për shumë organizata. Organizatat profesionale të kontabilitetit dhe auditimit (OPK) kanë një mundësi për të ndihmuar anëtarët e tyre në raste emergjente. Për fat të mirë, një sasi e madhe informacioni është në dispozicion. Por sasia e informacionit mund të jetë pak e teprët. Më poshtë është një kornizë themelore për OPK-të që mund të ndihmojë organizatën tuaj të veprojë shpejt në krizën aktuale. Pavarësisht se ku është organizata juaj në procesin e menaxhimit të krizave, kjo do t'ju ndihmojë të përcaktoni hapat tuaj të ardhshëm.

Hapat kryesorë në menaxhimin e krizave janë përgatitja, implementimi dhe lehtësimi, dhe mësimet e nxjerra, vlerësimi dhe rimëkëmbja.

Përgatitja

1. Krijoni një plan të menaxhimit të krizave. Kjo duhet të përfshijë formimin e një ekipi të përkushtuar ndër-funksional. Një grup i rëndësishëm, i udhëhequr zakonisht nga Drejtori Ekzekutiv, i cili duhet të udhëheqë, të japë përparësi dhe të koordinojë përpjekjet për të vlerësuar situatën dhe për të zhvilluar një plan të menaxhimit të krizave. Plani i menaxhimit të krizave duhet të përfshijë veprimet që organizata juaj duhet të bëjë për të vazhduar funksionimin, për të arritur misionin e saj të interesit publik dhe për të lehtësuar ndikimin e krizës në biznes. Në zhvillimin e planit tuaj, siguria e individëve duhet të jetë përparësia kryesore dhe duhet të jetë lenta/llupa me të cilën është hartuar plani i menaxhimit të krizave.

Megjithëse shumë organizata nuk kanë një plan zyrtar, ose kanë plane që nuk janë azhurnuar kohët e fundit, nuk është kurrë vonë për të organizuar një plan të tillë dhe për të vepruar.

Implementimi dhe Lehtësimi

2. Ekzekutoni planet për të punuar në mënyrë virtuale. Nëse organizata juaj nuk është duke punuar tashmë në mënyrë virtuale, përdorni këtë kohë për të planifikuar. Edhe pse shumica e organizatave kanë qenë të njohura me takimet virtuale, është krejt ndryshe të jesh në një mjedis plotësisht virtual. Ka shumë aspekte që duhet të merren parasysh, duke filluar nga mënyra se si të bëhen lidhjet virtuale sa më efektive dhe efikase, deri te sfidat praktike dhe çështjet e shëndetit mendor të cilat vijnë si pasojë e punës nga shtëpia. The Harvard Business Review ka një burim që mund t’ju ndihmojë: "Një udhëzues për menaxhimin e punëtorëve tuaj nga distanca".

3. Krijoni një strategji komunikimi. Në një krizë, ekziston pashmangshmërisht frika dhe pasiguria. Komunikimi i shpeshtë i informacionit të rëndësishëm mund ta lehtësojë këtë, si dhe të sigurojë një ndjenjë lidhjeje dhe rehatie në këto kohë shumë të vështira. Çdo OPK duhet të planifikojë të komunikojë me stafin, anëtarët, vullnetarët, bordin e saj dhe akterët e tjerë relevant. Komunikimet për stafin duhet të pranojnë që frika gjatë kësaj kohe është normale, ndërsa ndihmojnë gjithashtu që të gjithë të kenë një kuptim të qartë të qëllimeve dhe përparësive. Komunikimet për anëtarët duhet t'i ndihmojnë ata të vazhdojnë aktivitetet e tyre profesionale. Për shembull, komunikimet me firmat mund të përqendrohen në shtyerjen e afatave për deklarimin e tatimeve ose ndonjë ndryshim tjetër legjislativ dhe rregullativ që mund të ndikojnë në to. Komunikimet për anëtarët gjithashtu mund t'i inkurajojnë ata të marrin parasysh shërbimin që mund t'i ofrojnë publikut gjatë krizës.

4. Pajisni anëtarët tuaj me burime. Bota jonë virtuale ofron një mori burimesh që mund të jenë shumë të dobishme për të ndihmuar anëtarët tuaj përmes çdo krize. OPK-të duhet të synojnë nevojat e sektorëve të ndryshëm të anëtarësisë së tyre: firma të mëdha dhe të vogla, kontabilistë në biznes, edukator, studentë, kontabilistë të sektorit publik, etj. Anëtarët e OPK-ve duhet të jenë të pajisur për të mbështetur klientët e tyre të cilët gjithashtu mund të preken nga kriza . Shumë firma më të mëdha kanë prodhuar tashmë materiale të mira që mund të shpërndahen. Gjithashtu, mjete të ndryshme të mësimit në mënyrë virtuale janë në dispozicion që mund të ndihmojnë anëtarët tuaj. Sektorët e tjerë mund të kenë nevoja të ndryshme që duhet të synohen në përputhje me rrethanat.

IFAC ka lansuar një faqe në internet për të shpërndarë burime rreth COVID-19 i cili përmbanë informacione nga organizatat tona anëtare, Forumi i Firmave dhe aketrët e tjerë relevant, si dhe informacione nga vetë IFAC, për të na ndihmuar të gjithë ne të ndajmë përvojat dhe njohuritë në këto kohë të papara ndonjëherë.

5. Planifikimi i planit emergjent për skenarë të ndryshëm, veçanërisht ato të përqendruara rreth vazhdimësisë së biznesit. Është e rëndëishme të shikoni përpara dhe të merrni parasysh "çfarë nëse". Edhe pse koronavirusi është më i frikshëm për kërcënimin ndaj shëndetit dhe sigurisë, ai gjithashtu ka një ndikim serioz, potencialisht shkatërrues, ekonomik. Çdo OPK duhet të marrë parasysh prioritetet e saj strategjike në mjedisin e ri - në çfarë duhet të përqendrohet dhe se çfarë mund të shtyhet për më vonë. Pastaj duhet të marrë në konsideratë, bazuar në krizën dhe prioritetet e biznesit, cilat janë ndikimet afatshkurtra dhe afatgjata në të ardhurat, shpenzimet dhe rrjedhën e parave. Përderisa disa shpenzime mund të reduktohen, një OPK mund të marrë në konsideratë të investojë në mënyra të reja për të mbështetur anëtarët, siç është zhvillimi i programeve online. OPK-të gjithashtu duhet të azhurnojnë planet e tyre të menaxhimit të rrezikut.

6. Bashkëpunimi. Profesioni global i kontabilitetit dhe auditimit është një rrjet i mahnitshëm që mund të bashkohet në çdo krizë. OPK-të duhet të marrin në konsideratë bashkëpunimin me akterët relevant, të cilët mund të përfshijnë agjencitë qeveritare dhe të donatorëve, organizatat ndërkombëtare dhe kombëtare, rregullatorët, institucionet financiare, etj. Kontaktimi i akterëve relevant paraqet një mundësi për të shkëmbyer informacione dhe i hapë rrugën konsiderimit të mundësive për të bashkëpunuar për iniciativa.

Në disa vende, qeveritë janë duke formuar grupe të akterëve relevant për administrimin e krizave kombëtare. Kur është e mundur, OPK-të duhet të konsiderojnë anëtarësimin në grupe të tilla për të ofruar perspektivat dhe mbështetjen nga profesioni i kontabilitetit dhe auditimit.

OPK-të të cilat kanë hasur vështirësi në kalimin nga ofrimi i shërbimeve në person në ofrimin e shërbimeve në mënyrë virtuale brenda një periudhe të shkurtër kohore duhet t'iu drejtohen organizatave të tyre rajonale si dhe kontakteve për marrëdhëniet me anëtarët të IFAC për të kërkuar asistencë. Për shembull, organizatat rajonale dhe IFAC mund të përpiqen të ndihmojnë OPK-të të identifikojnë sesionet e Edukimit të Vazhdueshëm Profesional (EVP) online të ofruar nga OPK-të e tjera që — me marrëveshjen e duhur në mes të OPK-ve - mund të promovohen te anëtarët e tyre në vend të programit të tyre të EVP-ve në person.

Mësimet e nxjerra, vlerësimi dhe rimëkëmbja

7. Azhurnoni planin tuaj të menaxhimit të krizave — ose krijoni një nëse organizata juaj nuk ka një të tillë. Sapo të mbarojë kriza, mos u ndalni! Sigurohuni që ta përdorni këtë si një mundësi për ndërtimin e një plani të vazhdueshëm, të gatshëm për të gjitha qëllimet si dhe për çdo ngjarje në të ardhmen dhe rishikoni atë të paktën një herë në vit.

Bota ka ndryshuar në mënyrë drastike brenda një kohe të shkurtër. Sido që të jetë situata në vendin ose rajonin tuaj, dhe nëse ose jo organizata juaj kishte një plan, tani është koha për të vepruar. Organizata juaj mund të luajë një rol kritik në ndihmën e profesionit për të tejkaluar krizën e tanishme shëndetësore, duke siguruar që të jeni i përgatitur për emergjencat e ardhshme.

 

 

"Shtatë hapa të rëndësishëm për planifikimin e menaxhimit të krizës për OPK-të" publikuar nga Federata Ndërkombëtare e Kontabilistëve dhe Auditorëve në Prill 2020 në gjuhën Angleze, është përkthyer në gjuhën shqipe nga SCAAK në Prill 2020, dhe është përdorur me leje të IFAC. Teksti i aprovuar i të gjitha publikimeve të IFAC është ai i publikuar nga IFAC në gjuhën angleze. IFAC nuk merr asnjë përgjegjësi për saktësinë dhe plotësinë e përkthimit ose për veprimet që mund të vijnë si rezultat i tij.

Teksti në gjuhën angleze "Shtatë hapa të rëndësishëm për planifikimin e menaxhimit të krizës për OPK-të" © 2020 nga IFAC. Të gjitha të drejtat e rezervuara.

Teksti në gjuhën shqipe "Shtatë hapa të rëndësishëm për planifikimin e menaxhimit të krizës për OPK-të" © 2020 nga IFAC. Të gjitha të drejtat e rezervuara.

Titulli origjinal: Seven Essential Crisis Management Planning Steps for PAOs

Kontaktoni [email protected] për leje për të riprodhuar, ruajtur ose transmetuar ose për të bërë përdorime të tjera të ngjashme me këtë dokument"