Pesë hapa për vazhdimësinë e biznesit gjatë COVID-19

2020-04-14 - 11:57

Artikull i shkruar nga: Ash Noah, CPA, CGMA, FCMA, VP – Drejtor Menaxhues- MA Learning, Education & Development, Association of International Certified Professional Accountants

Si ish-Drejtor Financiar, unë ja kam dalë mbanë përmes krizave, përfshirë Luftën e Gjirit, 11 Shtatorin dhe krizën financiare të vitit 2008. Ndikimi financiar i pandemisë së koronavirusit (COVID-19) është sikur të tre ngjarjet të ndodhnin njëkohësisht. I gjithë sistemi ynë ekonomik dhe shoqëror global po vepron në territor të paeksploruar.

Mes pasigurisë, funksioni financiar mund të krijojë vlera dhe të lartësojë rolin e tij si partner strategjik i biznesit. Si mbajtës të përcaktimeve CPA (Kontabilist i Çertifikuar Publik) dhe CGMA® (Kontabilist i Licencuar i Menaxhimit Global), trajnimi dhe përvoja jonë na pajisin me ekspertizë dhe aftësi për të ulur rreziqet dhe për të udhëhequr përpjekjet e rimëkëmbjes për organizatat, bizneset dhe komunitetet tona.

Për t'ju ndihmuar, Shoqata Ndërkombëtare e Kontabilistëve Profesionistë të Çertifikuar, zëri global i Shoqatës së Auditorëve të Çertifikuar në Amerikë (AICPA®) dhe Institutit të Licencuar të Kontabilistëve Menaxherialë Mbretërinë e Bashkuar (CIMA®), jep lajmet, burimet dhe udhëzimet më të fundit përmes Qendrave të Burimeve për Korovavirus të tyre. Vizitoni shpesh për të qëndruar të azhurnuar në koronavirus dhe të mësoni rreth ngjarjeve të ardhshme, të tilla si seritë falas në internet që ofroj me drejtuesit e financave në javët e ardhshme. Kjo seri do të ofrojë njohuri të ekspertëve në planifikimin e biznesit për t'ju ndihmuar të udhëheqni organizatën tuaj gjatë kësaj krize.

Një plan me pesë hapa për vijimësisë e biznesit

Në transmetimin tim të parë në këtë seri (gjithashtu i disponueshëm si podcast), Chris Kite, nënkryetari i Oracle-it i Global Strategy, ndau qasjen e saj ndaj vijimësisë së biznesit, e cila fillon me një Plan për Vijimësinë e Biznesit (PVB/BCP). Nëse organizata juaj nuk ka një të tillë, kontrolloni nëse ka një plan të rimëkëmbjes së fatkeqësive që mund të përdoret. Nëse nuk ka, është koha të nisni një nga fillimi. Pasi të ndërtoni PVB-në tuaj, ndiqni këto pesë hapa për të siguruar efektivitetin e tij:

• Kryerja e një analize të ndikimit të biznesit.

Kjo analizë mund të ndihmojë organizatën tuaj të përcaktojë dhe vlerësojë efektet e mundshme të koronavirusit në operacionet e biznesit. Ky proces përfshin kryerjen e një analize të hendekut për të vlerësuar gatishmërinë e organizatës suaj për operacione të vazhdueshme. Kur bëni këtë analizë, merrni parasysh ndikimin në grupet e mëposhtme të interesit:

Punonjësit - Fuqia punëtore duhet të jetë shqetësimi juaj më i rëndësishëm. Mënyra e menaxhimit të stafit tuaj tani, mund të ketë një ndikim afatgjatë në besnikërinë dhe mbajtjen e punonjësve. Filloni duke identifikuar proceset “me rëndësi kritike” dhe anëtarët e stafit që i ekzekutojnë ato. Më pas, përcaktoni nëse këto procese duhet të kryhen në objektet e kompanise ose nëse ato mund të kryhen nga distanca. Konsideroni gjithashtu çdo veprim që lejon pjesën më të madhe të organizatës suaj të funksionojë në distancë. Është thelbësore që të fillohet ndërtimi i kapaciteteve rezervë sa më shpejtë të jetë e mundur, pasi që një pjesë e fuqisë punëtore tuaj mund të sëmuret për shkak të virusit.

Klientët – Mënyra e përgjigjes dhe shërbimit së organizatës ndaj klientëve të saj në këto kohë, do të jetë vendimtare për ndërtimin e besnikërisë afatgjatë. Një gabim mund të shkaktojë dëme afatgjaë të reputacionit. Monitoroni nga afër nivelet e borxhit të klientit dhe vlerësoni rregullisht rrezikun e tyre të kredisë. Mos përdorni rezultate standarde të kreditit që tani nuk janë të sakta, por ato jokonvencionale që do t'ju ndihmojnë të përcaktoni nëse një klient do të jetë një çështje e vazhdueshme pas kthimit të normalitetit.

Furnitorët - Me ndërprerjen e zinxhirëve të furnizimit global, ju duhet të përcaktoni se çfarë furnizime ose furnitorë janë "me rëndësi kritike" për të mbajtur operacionet në funksion. Rishikoni të gjitha kontratat tuaja me furnizuesit, kuptoni efektet e mundshme dhe përcaktoni nëse ka mënyra të tjera për të vazhduar punën tuaj nëse një nga furnizuesit tuaj nuk mund të dërgojë mallra. Tani është koha për të rimenduar dhe rishqyrtuar gjithçka. Tani është koha për të sfiduar të menduarit tradicional. Inkurajoni inovacionin dhe kreativitetin.

• Ndërtoni skenarë (modelim).

Në hapin tjetër, duhet të krijoni modele për skenarët e rasteve "më të këqija" dhe "me shumë mundësi ndodhje". Kjo siguron një gamë adekuate të rezultateve për biznesin që duhet të marrë në konsideratë. Për shembull, nëse shikoni grupet kryesore të interesit dhe rreziqet që keni identifikuar për secilin, duhet të jeni në gjendje të identifikoni rezultatet e mundshme strategjike, operacionale dhe financiare për tre, gjashtë ose 12 muajt e ardhshëm. Mjeti i planifikimit të skenarit të Kontabilistëve të Licencuar të Menaxhimit Global  është një burim i shkëlqyeshëm për t'ju udhëhequr gjatë këtij procesi.

• Kryeni analizën dhe hartën e rrezikut.

Në këtë hap, ju duhet të merrni parasysh skenarët (të krijuar në hapin e dytë më lart) për t'ju ndihmuar të identifikoni rreziqe të reja. Kjo do t'ju ndihmojë të ndërtoni skenarë të fortë. Konsideroni gjithashtu rreziqe të tjera të mundshme - përfshirë financiar, strategjik, operacional dhe të jashtëm - dhe mundësinë e shfaqjes. Harta rrezikut e Kontabilistëve të Licencuar të Menaxhimit (Global  - CGMA Risk Heat map) mund t'ju udhëzojë në këtë përpjekje.

• Sigurimi i shtrirjes organizative dhe komunikimit.

Nëse organizata juaj nuk ka ende një të tillë, krijoni një ekip ndër-funksional të reagimit pandemik. Kjo do të sigurojë harmonizimin organizativ rreth objektivave kryesore. Gjithashtu duhet të siguroheni që janë dhënë miratimet për të ekzekutuar planin e vazhdimësisë në përputhje me kërkesat e qeverisjes.

Komunikimi me palët e interesit është gjithashtu një hap thelbësor i çdo plani të vijimësisë. Identifikoni përmbajtjen dhe shpeshtësinë me të cilën dëshironi të komunikoni me grupet e interesit. Është jashtëzakonisht e dobishme krijimi dhe lansimi i web-faqe specifike me burime dhe udhëzime për punonjësit, klientët, investitorët, etj.

• Hartoni një plan veprimi me monitorim të vazhdueshëm.

Një plan efektiv për vijimësinë e biznesit, gjithashtu përqendrohet në indikatorët kryesorë të performancës (KPI) të proceseve prioritare. Duhet të rritet shpeshtësia e matjes dhe monitorimit të likuiditetit, shitjeve, aksioneve, etj në ditore dhe/ose javore. Analizoni të dhënat për përgjigje të shpejtë ndaj rreziqeve në ndryshim. Duhet bërë përpjekje për të mundësuar parashikimin e vazhdueshëm në funksionet kryesore dhe për të bërë rregullimet e nevojshme në kohe. Siç është përmendur tashmë, likuiditeti është thelbësor. Gjithashtu e rëndësishme është fuqia punëtore, aftësia për të vazhduar t’i shërbejë klientit, si dhe mirëmbajtja e linjave të prodhimit dhe zinxhirit të furnizimit.