Një udhëzues për menaxhimin e punonjësve nga distanca
2020-04-14 - 11:07
Artikull i shkruar nga: Barbara Z. Larson, Susan R. Vroman dhe Erin E. Makarius për Harvard Business Review
Si reagim ndaj pasigurive të shfaqura nga Covid-19, shumë kompani dhe universitete u kanë kërkuar punonjësve të tyre që të punojnë nga shtëpia. Ndonëse rreth një e katërta e fuqisë punëtore të Sh.B.A-ve tashmë punon nga shtëpia për të paktën një pjesë të kohës, politikat e reja kanë bërë që për herë të parë, shumë punonjës dhe menaxherët e tyre, të punojnë jashtë zyrës dhe larg njëri tjetrit.
Megjithëse është gjithnjë e preferueshme të vendosni paraprakisht politika të qarta në lidhje me punën dhe trajnimin nga shtëpia, në kohë krize ose rrethana të tjera që ndryshojnë me shpejtësi, ky nivel i përgatitjes mund të mos jetë i realizueshëm. Për fat të mirë, ka hapa specifikë, të bazuar në kërkime që menaxherët mund të ndërmarrin pa përpjekje të mëdha për të përmirësuar angazhimin dhe produktivitetin e punonjësve nga distanca, edhe atëherë kur ka pak kohë për t'u përgatitur.
Sfidat e zakonshme të punës në distancë
Si fillim, menaxherët duhet të kuptojnë faktorët që mund ta bëjnë të vështirë punën në distancë. Përndryshe, punonjësit me performancë të lartë mund të pësojnë rënie në performancën e punës dhe angazhimit kur fillojnë të punojnë nga distanca, veçanërisht në mungesë të përgatitjes dhe trajnimit. Sfidat e natyrshme në punën në distancë përfshijnë:
Mungesa e mbikëqyrjes ballë për ballë: Menaxherët bashkë me punonjësit e tyre, shpesh shprehin shqetësime për mungesën e bashkëveprimit ballë për ballë. Mbikëqyrësit shqetësohen se punonjësit nuk do të punojnë aq shumë ose me efikasitet (megjithëse hulumtimi tregon ndryshe, të paktën për disa lloje të punëve). Shumë punonjës, nga ana tjetër, përballen me kufizime të qasjes në mbështetje menaxheriale dhe komunikim. Në disa raste, punonjësit mendojnë se menaxherët në distancë, nuk janë në kontakt me nevojat e tyre, dhe në këtë mënyrë nuk janë as mbështetës dhe as ndihmues në kryerjen e punëve të tyre.
Mungesa e aksesit në informacion: Punonjësit që janë duke e provuar punën në distancë për herë të parë, shpesh befasohen nga rritja e kohës dhe përpjekjekjeve të nevojshme në gjetjen e informacionit nga kolegët. Edhe marrja e përgjigjeve për pyetjet më të thjeshta mund të jetë pengesë e madhe për një punonjës që punon nga shtëpia.
Ky fenomen shtrihet përtej punës së lidhur me detyrat e deri te sfidat ndërpersonale që mund të shfaqen mes kolegëve në largësi. Hulumtimet kanë zbuluar se mungesa e "njohurive të ndërsjella" mes kolegëve në distancë kthehet në një gatishmëri më të ulët për të pasur besim tek kolegët në situata të vështira. Për shembull, nëse e dini që kolegu juaj i zyrës po kalon një ditë të vështirë, dhe pranoni një email të ashpër nga ata, ju do ta shikoni si një produkt natyral të stresit të tyre. Sidoqoftë, nëse e merrni këtë email kur punoni nga largësia, pa i kuptuar rrethanat e tyre aktuale, ka më shumë të ngjarë të ofendoheni, ose së paku të mendoni keq për profesionalizmin e kolegut tuaj.
Izolimi social: Vetmia është një nga ankesat më të zakonshme në lidhje me punën në distancë, me punonjësit të cilëve u mungon ndërveprimi social informal i një zyre. Mendohet se ekstravertët mund të vuajnë nga izolimi më shumë në afat të shkurtër, veçanërisht nëse ata nuk kanë mundësi të lidhen me të tjerët në mjedisin e tyre të punës. Sidoqoftë, për një periudhë më të gjatë kohore, izolimi mund të bëjë çdo punonjës të ndjehet më pak "përkatës" në organizatën e tij, dhe madje mund të rezultojë në rritje të qëllimit për të lënë kompaninë.
Shpërqendrimet në shtëpi: Shpesh shohim foto të punës nga shtëpia, të cilat portretizojnë një prind që mban një fëmijë dhe klikojnë në një laptop, shpesh herë ulur në një divan ose në dhomën e ndenjes. Në fakt, kjo është një përfaqësim i tmerrshëm i punës virtuale efektive. Në mënyrë tipike, ne i inkurajojmë punëdhënësit të sigurojnë që punëtorët e tyre nga distanca të kenë hapësirë pune të përkushtuar dhe kujdes adekuat të fëmijëve përpara se t'i lejojnë ata të punojnë nga distanca.
Sidoqoftë, në rastin kur kalohet papritur në punën virtuale, ka shumë gjasa që punonjësit të jenë të detyruar të punojnë në hapësira nënoptimale shoqëruar edhe me përgjegjësi të papritura prindërore (në rastin e mbylljes së shkollave dhe kujdesit ditor). Edhe në rrethana normale, kërkesat e familjes dhe shtëpisë mund të ndikojnë në punën nga shtëpia; menaxherët duhet të presin që këto shpërqendrime të jenë më të mëdha gjatë këtij tranzicioni të paplanifikuar të punës nga shtëpia.
Si menaxherët mund të mbështesin punonjësit në distancë
Sado që puna në distancë mund të jetë sfiduese, ka edhe gjëra relativisht të shpejta dhe me kosto të ulët që menaxherët mund të bëjnë për të lehtësuar tranzicionin. Veprimet që mund të ndërmerrni sot përfshijnë:
Vendosni kontrolle të strukturuara ditore: Shumë menaxherë të suksesshëm që punojnë në distancë, bëjnë telefonata ditore me punonjësit e tyre. Kjo mund të marrë formën e një seri thirrjesh individuale, nëse punonjësit tuaj punojnë më të pavarur nga njëri-tjetri, ose një telefonatë ekipore, nëse puna e tyre është shumë bashkëpunuese. Karakteristika më e rëndësishme e kësaj është që thirrjet janë të rregullta, të parashikueshme, duke u bërë një forum në të cilin punonjësit e dinë që mund të konsultohen me ju, dhe se shqetësimet e pyetjet e tyre do të dëgjohen.
Ofroni disa mundësi të ndryshme të teknologjisë së komunikimit: Vetëm emaili nuk është i mjaftueshëm. Punonjësit nga distanca përfitojnë nga teknologjia "më e pasur", siç është konferenca në video, e cila u jep pjesëmarrësve shumë nga shenjat vizuale që do të kishin nëse do të ishin ballë për ballë. Konferencat në video kanë shumë përparësi, veçanërisht për grupet më të vogla: çështjet vizuale lejojnë rritjen e "njohurive të ndërsjella" për kolegët dhe gjithashtu ndihmojnë në zvogëlimin e ndjenjës së izolimit midis ekipeve. Videoja gjithashtu është veçanërisht e dobishme për biseda komplekse ose të ndjeshme, pasi ndihet më shumë personale sesa komunikimi i shkruar ose vetëm audio.
Ka rrethana të tjera kur bashkëpunimi i shpejtë është më i rëndësishëm sesa detajet vizuale. Për këto situata, siguroni funksionimin e mesazheve individuale të aktivizuara me celular (si Slack, Zoom, Microsoft Teams, etj.) të cilat mund të përdoren për biseda më të thjeshta, më pak formale, si dhe për komunikim të ndjeshëm ndaj kohës.
Nëse ndërmarrja juaj nuk ka mjete teknologjike të vendosura tashmë, ekzistojnë mënyra me kosto të ulët për të marrë versione të thjeshta të këtyre mjeteve për ekipin tuaj, si një rregullim afatshkurtër. Konsultohuni me departamentin e IT të organizatës tuaj për të siguruar që ekziston një nivel i duhur i sigurisë së të dhënave para se të përdorni ndonjë nga këto mjete.
Pastaj vendosni "rregulla të angazhimit": Puna në distancë bëhet më efikase dhe e kënaqshme kur menaxherët vendosin pritshmëritë për shpeshtësinë, mjetet dhe kohën ideale të komunikimit për ekipet e tyre. Për shembull, "Ne përdorim videokonferencë për takime ditore të kontrollit, por përdorim mesazhe elektronike kur diçka është urgjente." Gjithashtu, nëse mundeni, njoftoni punonjësit tuaj për mënyrën dhe kohën më të mirë për t'ju kontaktuar gjatë ditës së punës (p.sh., "Unë kam tendencë të jem më i disponueshëm vonë gjatë ditës për biseda me telefon ose video, por nëse ka ndonjë urrgjencë më herët, më dërgoni një tekst. ") Më në fund, mbani vëmendje në komunikimin midis anëtarëve të ekipit (në masën e duhur), për të siguruar që ata janë duke ndarë informacione sipas nevojës.
Ne rekomandojmë që menaxherët të vendosin këto "rregulla të angazhimit" me punonjësit sa më shpejt të jetë e mundur, në mënyrë ideale gjatë takimit të parë në internet. Ndërsa disa zgjedhje në lidhje me pritshmëritë specifike mund të jenë më të mira se të tjerat, faktori më i rëndësishëm është se të gjithë punonjësit ndajnë të njëjtat pritshmëri për komunikim.
Ofroni mundësi për ndërveprim social nga distanca: Një nga hapat më thelbësorë që një menaxher mund të ndërmarrë është të strukturojë mënyra që punonjësit të bashkëveprojnë socialisht (d.m.th., të kenë biseda informale rreth temave që skanë të bëjnë me punën) gjatë punës nga shtëpia. Kjo është e vërtetë për të gjithë punonjësit në distancë, por veçanërisht për punonjësit që janë transferuar në mënyrë të papritur nga zyra.
Mënyra më e lehtë për të vendosur ndërveprime sociale është të lini ca kohë në fillim të thirrjeve në ekip vetëm për tema jo të punës (p.sh., "Do të kalojmë minutat e para vetëm duke u përditësuar me rejat e njëri-tjetrit. Si ishte fundjava? "). Opsione të tjera përfshijnë festa picash virtuale (në të cilat pica u dorëzohet të gjithë anëtarëve të ekipit në kohën e një video-konference), ose festa virtuale të zyrave (në të cilat "paketat festive" mund të dërgohen paraprakisht për t'u hapur dhe shijuar njëkohësisht). Derisa këto lloje të ngjarjeve mund të tingëllojnë artificiale ose të detyruara, menaxherët që kanë përvojë me punonjës në largësi (dhe vetë punonjësit) raportojnë se ngjarjet virtuale ndihmojnë në uljen e ndjenjave të izolimit, duke promovuar një ndjenjë të përkatësisë.
Ofroni kurajo dhe mbështetje emocionale: Sidomos në kontekstin e një kalimi të papritur në punë nga distanca, është e rëndësishme që menaxherët të pranojnë stresin, të dëgjojnë ankthet dhe shqetësimet e punonjësve dhe të bashkohen me luftën e tyre. Nëse një punonjës i sapo provuar me punën nga distanca, është duke luftuar qartë por nuk komunikon stresin ose ankthin, pyesni ata si po veprojnë. Edhe një pyetje e përgjithshme si "Si po funksionon kjo situatë në distancë pune për ju deri tani?" mund të nxjerrë informacione të rëndësishme që nuk mund t'i dëgjoni ndryshe. Pasi të bëni pyetjen, sigurohuni që të dëgjoni me vëmendje përgjigjen, dhe shkurtimisht t'ia përsërisni përsëri punonjësit, për t'u siguruar që e keni kuptuar saktë. Lëreni stresin ose shqetësimet e punonjësit (në vend se tuajin) të jenë në qendër të kësaj bisede.
Hulumtimi mbi inteligjencën emocionale dhe “emocionet ngjitëse” na tregon se punonjësit i kërkojnë menaxherëve të tyre sugjerime se si të reagojnë ndaj ndryshimeve të papritura ose situatave të krizës. Nëse një menaxher percjell stresin dhe pafuqinë, kjo do të ketë atë që Daniel Goleman e quan një efekt "ndërprerës" për punonjësit. Drejtuesit efektivë marrin një qasje me dy drejtime, të dy duke pranuar stresin dhe ankthin që punonjësit mund të ndjejnë në rrethana të vështira, por gjithashtu sigurojnë afirmimin e besimit të tyre tek ekipet, duke përdorur fraza të tilla si "do t’ia dalim", ose "kjo është e vështirë, por unë e di se ne mund ta trajtojmë atë, "ose" le të kërkojmë mënyra për të përdorur pikat tona të forta gjatë kësaj kohe. " Me këtë mbështetje, punonjësit kanë më shumë të ngjarë të marrin përsipër sfidën me një sens qëllimi dhe përqendrimi.
