Reagimi i Organizatave Profesionale të Kontabilitetit dhe Auditimit ndaj COVID-19: Rasti i ShKÇAK

2020-04-08 - 12:39

Mars, 2020 - Në Janar 2020 të gjithë po dëgjonim lajme se një virus i ri ishte shfaqur në Kinë dhe se qeveria kineze po merrte masa të ndryshme për ta kontrolluar atë dhe për të parandaluar përhapjen jashtë provincës së Wuhan. Ndërsa të gjithë shpresonim se COVID-19 nuk do të shkaktojë shumë fatkeqësi në Kinë, në atë kohë nuk pritej që sëmundja do të bëhej një pandemi globale dhe se do të arrinte në vendet e tjera dhe  se me shtrirjen e saj do të ndikonte në jetën tonë të përditshme.

Vetëm dy muaj më vonë, COVID-19 u shndërrua në një pandemi globale dhe vendet fqinje të Kosovës filluan të konfirmojnë rastet e para që rezultuan pozitive ndaj virusit. Në rrethana të tilla, megjithëse ende nuk kishte raste të konfirmuara në Kosovë, Qeveria e Republikës së Kosovës filloi të ndërmarrë masa për të parandaluar përhapjen e pandemisë brenda vendit. Ndër këto masa, më 11 mars 2020 Qeveria mori vendimin për pezullimin e përkohshëm të të gjitha veprimtarive arsimore në institucionet publike dhe private.

Për shkak të masave të ndërmarra nga Qeveria dhe rreziqeve shëndetësore që COVID-19 paraqiste anëtarëve dhe studentëve të ShKÇAK, dhe gjithashtu ekipit të Zyrës Ekzekutive, Këshilli i ShKÇAK aprovoi pezullimin e përkohshëm të të gjitha aktiviteteve të Shoqatës përfshirë sesionet e trajnimeve, sesionet e provimeve dhe sesionet e edukimit të vazhdueshëm profesional. Për më tepër, që nga data 16 Mars 2020, Zyra Ekzekutive e ShKÇAK është mbyllur për publikun dhe të gjitha komunikimet kanë vazhduar në mënyrë elektronike.

Këto zhvillime të shpejta kërkuan një reagim të shpejtë nga ekipi i Zyrës Ekzekutive në zhvendosjen në një infrastrukture plotësisht virtuale, në mënyrë që stafi të mund të vazhdojë t'u ofrojë shërbime anëtarëve tanë nga shtëpitë e tyre.

1. Përgatitja e ekipit për të vazhduar punën nga distanca

Takimi i fundit fizik i mbajtur nga Stafi Ekzekutiv i ShKÇAK ndodhi më datë 13 Mars 2020 dhe kishte për qëllim përgatitjen e ekipit për të vazhduar punën në mënyrë virtuale nga shtëpitë e tyre. Kjo përfshin sigurimin se i gjithë personeli ishte i pajisur me teknologjinë e nevojshme, si laptopë / kompjuterë në shtëpitë e tyre dhe se ata do të ishin në gjendje të përdorin informacionin e nevojshëm nga zyra për të kryer detyrat dhe përgjegjësitë e tyre.

Qasja në informacion në zyrë u bë e mundur ose duke hyrë në kompjuterët e zyrës nga distanca përmes aplikacioneve të tilla si TeamViewer, ose duke mbajtur kopje elektronike të dokumenteve të kërkuara në shtëpi përmes përdorimit të pajisjeve siç janë USB dhe Hard Drives. Qasja fizike në zyrë është e lejuar vetëm për nevojat thelbësore.

Për më tepër, të gjitha kërkesat e aprovuara përfshirë pagesat tani janë duke u bërë në mënyrë elektronike përmes postës elektronike nga zyrtarët përgjegjës. Raportimi dhe monitorimi do të vazhdojnë të bëhen nga distanca bazuar në planin e aktiviteteve të ShKÇAK për vitin 2020.

Ekipi ka takime të vazhdueshme koordinuese të mbajtura në mënyrë virtuale përmes platformës Zoom e cila është dëshmuar të jetë shumë efektive deri më tani. Në përgjithësi, ekipi takohen 2-3 herë në javë për të raportuar mbi punën e kryer dhe planin për hapat dhe aktivitetet e ardhshme.

ShKÇAK ka njoftuar të gjitha palët, përfshirë studentët, anëtarët, ligjëruesit dhe akterët relevant që zyrat e shoqatës dhe sallat e trajnimeve do të jenë të mbyllura për një periudhë të papërcaktuar dhe se i gjithë komunikimi do të vazhdojë në mënyrë elektronike. Të gjitha palët u njoftuan për një qasje të tillë përmes postës elektronike, profileve zyrtare të ShKÇAK të rrjeteve sociale, dhe gjithashtu njoftimet u printuan dhe u vendosën në hyrje të ndërtesës.

2. Shtyrja e të gjitha afateve për anëtarët e ShKÇAK

Këshilli i ShKÇAK mbajti një takim virtual për të diskutuar reagimin e organizatës deri më tani, dhe për të përcaktuar hapat e mëtejshëm. Një nga vendimet kryesore të marra nga Këshilli në këtë mbledhje ishte shtyrja e afatit për pagesat e tarifave të anëtarësisë nga anëtarët. Afati fillestar i 31 Marsit për pagimin e tarifave të anëtarësisë është shtyrë deri më 30 qershor, dhe Mbledhja e Përgjithshme e Asamblesë e ShKÇAK e cila zakonisht mbahet në qershor të çdo viti, është shtyrë për një periudhë të papërcaktuar. Të gjithë anëtarët u njoftuan përmes postës elektronike për vendimin e marrë nga Këshilli.

3. Përgatitja për rifillimin e sesioneve të trajnimeve në mënyrë virtuale

Duke pasur parasysh që situata e mbylljes e shkaktuar nga pandemia COVID-19 mund të zgjasë për periudhë afatgjatë, Këshilli i ShKÇAK i dha dritën e gjelbër Zyrës Ekzekutive për të bërë një vlerësim të metodave alternative të vazhdimit të sesioneve të trajnimeve për studentët tanë në mënyrë virtuale.

Hapi i parë në këtë drejtim ishte përgatitja e  një pyetësori për studentët e ShKÇAK për t’u informuar nëse ata janë të gatshëm ta vazhdojnë sesionin e trajnimeve në mënyrë virtuale si dhe nëse posedojnë infrastrukturën e duhur siç janë pajisjet elektronike, interneti dhe hapësira e përshtatshme brenda shtëpive të tyre për t’i ndjekur ligjëratat. Përgjigja nga studentët ishte shumë pozitive rreth 80% deklaruan se janë të gatshëm ta vazhdojnë trajnimin në mënyrë virtuale.

Ekipi Ekzekutiv bëri një vlerësim të platformave të ndryshme elektronike që mund të përdoren për mbajtjen e ligjëratave në mënyrë virtuale, dhe ka vendosur të përdorë Zoom si platformën më të përshtatshme për shkak të veçorive të tij që plotësojnë kërkesat për ofrimin e ligjëratave në mënyrë virtuale, dhe për shkak të përvojës pozitive që stafi kishte më parë me platformën. ShKÇAK ka blerë një licencë “Zoom Pro” e cila lejonë që të zhvillohen deri në 10 ligjerata njëkohësisht.

Takime virtuale u zhvilluan me ligjëruesit e ShKÇAK për të diskutuar gatishmërinë e tyre për mbajtjen e ligjëratave në mënyrë virtuale dhe për t'i prezantuar ato në platformën Zoom dhe mënyrat se si mund të manovorhet kjo platformë në aspektin e ligjërimit.

Për sa i përket materialeve studimore, deri vonë ato u shpërndanë te studentët e ShKÇAK ditën e parë të trajnimit. Sidoqoftë, duke marrë parasysh rrethanat, ekipi i ShKÇAK është duke vlerësuar mundësinë e dërgimit të materialeve studimore te studentët përmes shërbimeve postare.

Studentët janë njoftuar se ligjëratat në mënyrë virtuale do të fillojnë së shpejti dhe tani po bëhen përgatitjet përfundimtare lidhur me këtë çështje.

4. Informimi i anëtarëve tanë për zhvillimet e fundit

ShKÇAK vazhdimisht i ka mbajtur anëtarët të informuar mbi zhvillimet e fundit sa i përketë ndikimit të  pandemisë në Kosovë dhe jashtë saj, përfshirë masat e marra nga Qeveria e Kosovës që ndikojnë në profesionin e kontabilitetit dhe auditimit, siç është shtyerja e afateve për raportimin financiar dhe deklarimi i tatimeve.

Për më tepër, ShKÇAK ka zhvilluar në webfaqen e saj një portal të dedikuar për pandeminë COVID-19 për të informuar anëtarët e saj, si dhe publikun e gjerë mbi ndikimin e pandemisë në profesion dhe në ekonomi në tërësi. Portali përmbanë artikuj të standard-vënësve global të cilat janë përkthyer në gjuhën shqipe si dhe  artikuj të shkruar nga anëtarët tanë dhe stafi i Zyrës Ekzekutive.

5. Ruajtja e kontaktit me akterët relevant

ShKÇAK ka vazhduar të mbajë kontakte, kryesisht në mënyrë virtuale, me partnerët e saj dhe akterët relevant siç janë Odat Ekonomike, Ministritë Përkatëse, Institucionet Qeveritare dhe Federatat Ndërkombëtare. Është shumë e rëndësishme të qëndrosh në kontakt me të gjithë aketrët relevant në mënyrë që të sigurohet një rrjedhë më e mirë e informacionit dhe të bashkohen përpjekjet për tejkalimin e kësaj faze si nga perspektiva shëndetësore ashtu edhe nga ajo ekonomike.

--

Në raste si këto është e rëndësishme të qëndrosh pozitiv dhe të nxjerrësh anën pozitive të rrethanave të vështira. Strategjia e zhvillimit të ShKÇAK për periudhën 2020-2024 parasheh digjitalizimin e proceseve të brendshme si dhe digjitalizimin e programeve të trajnimit. Pandemia COVID-19 ka shërbyer si përshpejtues për fillimin e punës drejt qëllimit të digjitalizimit në një mënyrë të papritur, megjithatë mbetet detyra jonë si organizata profesionale t'i përshtatemi ndryshimeve në mjedis, dhe në këtë rast të sigurojmë mirëqenien e anëtarëve tanë , stafit dhe partnerëve.

 

 

Shoqata e Kontabilistëve të Çertifikuar dhe Auditorëve të Kosovës

Mars, 2020

Prishtinë, Kosovë

www.scaak.org