Përgatitja e Sistemeve Qeveritare të Menaxhimit Financiar për COVID-19

2020-04-03 - 04:57

Artikull i publikuar nga: Blogjet e Bankës Botërore

Deri më tani, shumë vende në zhvillim kanë qenë më pak të ndikuara nga COVID-19 sesa vendet më të zhvilluara. Kjo u jep atyre një dritare të ngushtë të mundësive që sistemet qeveritare të përgatiten për një reagim efektiv të kontrollit dhe lehtesimit të situatës. Pandemia që po zhvillohet me shpejtësi kërkon masa të jashtëzakonshme dhe një qasje të përbashkët të qeverisë për të mbrojtur jetën, shëndetin dhe jetesën. Kjo kërkon koordinim të programit midis palëve të interesuara, përfshirë Ministritë e Shëndetësisë, Autoritetet e Aviacionit Civil, Ministritë e Informacionit, dhe forcat e policisë, si dhe autoritetet në nivel lokal.

Krizat e kaluara shëndetësore në vendet në zhvillim, përfshirë Ebola, SARS, dhe Gripi i Derrit, treguan se përgjegjshmëria dhe kërkesat e transparencës mund të kenë nevojë të modifikohen gjatë situatave emergjente, por nuk duhet të shmangen. Sistemet e menaxhimit të financave publike duhet të jenë të përgjegjshëm dhe fleksibël, duke siguruar vlerë për para dhe minimizuar mashtrimin dhe korrupsionin. Vendet në zhvillim mund të bëjnë disa rregullime të shpejta tani për të siguruar që sistemet e tyre të menaxhimit të financave publike të mbështesin më së miri reagimin ndaj COVID-19.

1. Financimi i reagimit ndaj COVID duhet të jetë i shpejtë dhe i qartë. Një rialokim i burimeve ekzistuese mund të jetë i nevojshëm dhe mund të bëhet përmes transferimeve ose buxheteve plotësuese. Burimet shtesë mund të nxirren nga fondet e emergjencës ose fondet kombëtare të katastrofës (aty ku ekzistojnë). Në shumë juridiksione, transferimet ose rialokimet mund të bëhen (ne varësi të kufizimeve) me procese minimale administrative, gjë që lejon veprime të menjëhershme, ndryshe nga përdorimi i buxheteve plotësuese. Financimi i donatorëve, një burim i rëndësishëm në disa vende, mund të optimizohet në mënyrë efikase kur bëhet përmes sistemeve të vendit. Ministritë e Financave dhe Shëndetësisë duhet të punojnë së bashku për të siguruar që zarfi i përgjithshëm i financimit është identifikuar si duhet dhe bazuar në vlerësimet e shpejta të kostos. Shumë vende përdorin aplikacione për planifikimin e burimeve të ndërmarrjeve (ERP) për të drejtuar sistemet e tyre të informacionit për menaxhimin financiar, të cilat janë të adaptueshme për të futur kodet e duhura të buxhetimit dhe kontabilitetit brenda strukturave ekzistuese, duke lejuar kështu kapjen e alokimeve dhe shpenzimeve për t'iu përgjigjur COVID-19.

2. Kontrollet duhet të riorientohen, jo të dobësohen. Disa kontrolle që lidhen me COVID-19 mund të kenë nevojë të riorientohen për të deleguar autoritetin dhe për të shpejtuar zbatimin. Sistemet e duhura qeveritare të menaxhimit financiar mund ta pranojnë këtë gjatë situatave emergjente. Nëse protokolle të tilla nuk ekzistojnë, parimet udhëzuese të kontrolleve duhet të riorientohen, bazuar në një vlerësim të rrezikut.

3. Menaxhimi efektiv i kesh-it është thelbësor. Në vendet ku një llogari e vetme e thesarit është tashmë në funksionim, qeveria ka një pamje të përgjithshme të parave të gatshme në dispozicion në çdo moment të kohës dhe është në një pozitë më të mirë për të menaxhuar paratë e gatshme dhe për të siguruar likuiditetin për operacionet COVID-19. Në rastet kur shuma të mëdha parash të qeverisë gjenden në llogaritë bankare tregtare, mund të jetë e përshtatshme që Ministria e Financave të mbledhë shpejt dhe të krijojë procese për të transferuar fonde në llogaritë bankare. Për fondet e donatorëve, në mënyrë që të veçohen këto para dhe të arrihet besimi i donatorëve se nuk do të përzihen me fondet e qeverisë për shpenzimet e vazhdueshme, mund të krijohen llogari bankare të veçanta si llogari të lidhura me thesarin.

4. Është i nevojshëm një prokurim efektiv dhe i përgjegjshëm. Reagimi ndaj COVID-19 mund të kërkojë rritjen e përdorimit të prokurimit me vetëm një burim, me furnitorë të njohur dhe të besuar, për të përshpejtuar procesin. Në situata të tilla, do të ishte e nevojshme që Ministria e Financave dhe/ose rregullatori i prokurimit, të lëshonin udhëzime shtesë për mënyrën e menaxhimit të këtij procesi, përfshirë mundësinë për ndryshim të urdhërave. Monitorimi i tregjeve ndërkombëtare dhe vendase për krahasimin e çmimeve dhe veprimet në kohë mund të jetë i dobishëm. Për të ulur rreziqet e mashtrimit, është veçanërisht e rëndësishme ruajtja e regjistrit të auditimit dhe pranimi i mallrave/shërbimeve nga zyrtarë të përgjegjshëm. Në disa raste, mund të jetë e nevojshme të shmangeni disa kërkesa standarde, si letrat me vlerë dhe garancitë, megjithëse kjo duhet të dokumentohet me arsyetimin e duhur. Postimi i të gjitha informacioneve të prokurimit në lidhje me COVID-19 në portalet qeveritare do të forcojë transparencën dhe besimin.

5. Duhet të optimizohet menaxhimi i pagesave. Situata e urgjencës mund të kufizojë likuiditetin. Prandaj është e nevojshme një përdorim optimal i parave dhe kredive. Proceset normale të pagesës së faturimit dhe pranimet e mallrave/shërbimeve mund të rishikohen në Ministrinë e Financave, për të eksploruar sesi të përdoret më mirë korniza kohore e lejuar nga kreditorët në bërjen e pagesave. Në raste të tjera, kontraktorët ose shitësit e mallrave dhe shërbimeve,  mund të kërkojnë avanse shtesë ose më të larta, për të cilat duhet të përcaktohen kufijtë. Njësitë e ofrimit të shërbimeve mund të përdorin sisteme mobile të parave për të siguruar që shumat më të vogla rikuperohen shpejt.

6. Auditimi i brendshëm do të mund të korrigjojë disa kontrolla të parashikuara më herët. Auditimet e brendshme mund të përdoren si një kontroll korrigjues për të krijuar “ auditime të aty -për-atyshme” për të korrigjuar çdo kërkesë të modifikuar. Funksioni i auditimit të brendshëm do të mund të kalonte pjesërisht nga roli në rishikimin e sistemeve për t’u fokusuar në auditime të çastit për transaksione në nevojë, pa humbur kohë.

7. Raportimi financiar për sigurimin në kohë. Kur krijohen linja të veçanta buxheti si reagim ndaj COVID-19, ato duhet të ndjekin sistemin standard të raportimit financiar (IPSAS ose standardet kombëtare). Qeveritë mund të përfitojnë nga raportime më të shpeshta të përkohshme mbi linjat specifike për vendimmarrje.

8. Institucioni Suprem i Auditimit (ISA) duhet të qëndrojë i gatshëm. Auditimi i transaksioneve të urgjencës nga ISA i një qeverie ofron nje siguri më të gjerë mbi vlerën e parave të shpenzuara gjatë operacioneve emergjente dhe ndihmon në identifikimin e veprimeve për forcimin e sistemeve për të ardhmen. Auditorët e ISA-së duhet të vendosin në mënyrë të pavarur për natyrën, shtrirjen dhe qasjen ndaj COVID-19; dhe ata duhet të kryejnë auditimin e tyre me vonesë minimale kohore pas rivendosjes së normalitetit. Për të qenë në gjendje ta kryejë atë, Institucioni Suprem i Auditimit duhet të mbajë te perditësuara modifikimet e bëra në sistemet e menaxhimit të financave publike dhe të identifikojë fushat e rrezikut të mundshëm.

Ndërsa bota përballet me sfidat e COVID-19, sistemet e menaxhimit të financave publike në shumë vende do të vihen në presion. Por mësimi nga kjo mund të ndihmojë në përgatitjen e situatave të ardhshme.