Thjeshtësia në shkrim është çelësi për raporte më të suksesshme të auditimit të brendshëm

2020-01-20 - 02:22

Raportet e auditimit janë shumë të rëndësishme për komunikimin e rezultateve të një auditimi. Rasti më i mirë është që puna e një periudhe kohore (javore, mujore) të përmblidhet në një raport narrativ të fuqishëm që është i kuptueshëm dhe nxit veprime pozitive. Rasti më i mundshëm është që puna e një periudhe kohore (javore, mujore) të paraqitet në një raport narrativ të gjatë, plot me zhargone dhe detaje tepër teknike.

Shumë auditorë do të ankohen se shkrimi i raporteve të thjeshta të auditimit në gjuhë të thjeshtë e pakëson përmbajtjen. Ata pretendojnë se fjalitë e gjata dhe fjalët shfaqëse ose teknike tingëllojnë më të zgjuara dhe paraqiten më profesionale. Ky lloj i mendimit është plotësisht gabim.

Hulumtimet tregojnë se ky lloj shkrimi shërben vetëm për të ulur lexueshmërinë, gjë që dëmton kredibilitetin. Raporti i tillë paraqitet si jo i hapur dhe jo transparent. Sipas Nielsen Norman Group – një kompani udhëheqëse me përvojë e cila bazohet në hulumtime, studimet  e së cilës tregojnë se kur njerëzit kuptojnë atë që ju shkruani, kjo ju bën të dukeni më të zgjuar.

Nëse qëllimi kryesor i një raporti të auditimit është përçimi i informacionit, çfarë dobie ka për ta bërë atë më të komplikuar sesa duhet? Nëse njerëzit po shpenzojnë energjinë e tyre mendore duke u përpjekur të deshifrojnë tekstin tuaj, ata nuk po dëgjojnë dhe absorbojnë rëndësinë e asaj që po shpërndani.

Një mënyrë për t'ju ndihmuar të kuptoni lexueshmërinë e një raporti të auditimit, ose çfarëdo që po shkruani, është përdorimi i statistikave të lexueshmërisë të përfshira në Word.

Rezultati Flesch Reading Ease mat se sa kompleks është teksti juaj. Sa më i ulët rezultati, aq më e vështirë është për të tjerët të lexojnë tekstin tuaj. Pra, duhet të kërkoni një rezultat më të lartë. Rezultatet në rangun 60-70 konsiderohen standarde. Për shembull, revista Time, mesatarisht ka rangun e lexueshmërisë më të vogël se në vitet e 50-ta.

Ja një shembull i një paragrafi tipik "hyrje" nga një raport i auditimit (ky është marrë nga një raport aktual i auditimit me ndryshime të vogla për të mbrojtur anonimitetin):

Misioni i Zyrës së Auditorit të Brendshëm është të vlerësojë dhe raportojë në mënyrë të pavarur për operimet e kompanisë. Funksioni i auditimit është një element esencial i llogaridhënies dhe auditimet tona i ofrojnë Bordit dhe menaxhmentit informacion të pavarur dhe objektiv në lidhje me ekonominë, efikasitetin dhe efektivitetin e operimeve. Në përputhje me Planin e Punës së Auditimit të Vitit Fiskal (VF) 2018-19, ne kemi kryer një auditim të [temës]. Ky auditim është një auditim periodik në planin e punës së Auditorit. Ne e kemi kryer këtë auditim në përputhje me Standardet Ndërkombëtare për Praktikën Profesionale të Auditimit të Brendshëm. Këto standarde kërkojnë që ne të planifikojmë dhe kryejmë auditimin për të marrë prova të mjaftueshme, të përshtatshme për të siguruar një bazë të arsyeshme për gjetjet dhe konkluzionet tona bazuar në objektivat tona të auditimit. Ne besojmë se provat e marra sigurojnë një bazë të arsyeshme për gjetjet dhe konkluzionet tona bazuar në objektivat tona të auditimit. Ne kufizuam punën tonë në ato fusha të specifikuara në seksionin "Objektivi i Auditimit, Fushëveprimi dhe Metodologjia" e këtij raporti.

Supozimi im është që shumë prej jush duke e lexuar këtë raport keni hequr dorë nga leximi që në hyrjen e tij  dhe ju ka të ngjarë që të jeni një auditor. Imagjinoni se sa gjatë do ta lexonte dikush që nuk është auditor. Vetëm ky paragraf ka një rezultat lexueshmërie 25. Për referencë, sipas Wikipedia, rezultati mesatar për “Harvard Law Review” është më i ulët se në vitet e 30. Pra, shumë departamente të auditimit presin që lexuesit e tyre të investojnë më shumë përpjekje për të lexuar një raport auditimi sesa studentët e juridikut të përdorin një mjet to sofistikuar për hulumtime.

Kam kaluar disa minuta duke e përkthyer këtë paragraf në një tekst më të thjeshtë dhe mora lirinë e eliminimit të pjesëve që mendoja se ishin të panevojshme ose do të përsëriteshin diku tjetër në raport:

Për shkak se ne raportojmë në Komitetin e Auditimit, Auditimi i Brendshëm është i pavarur nga menaxhmenti. Kjo na lejon të përmbushim misionin tonë për të vlerësuar dhe raportuar në mënyrë të pavarur mbi operacionet dhe të ofrojmë reagime objektive se si janë përmbushur qëllimet.

Komiteti i Auditimit aprovon planin tonë vjetor. Sipas këtij plani, ne përfunduam një auditim mbi [temën]. Për të siguruar punën e auditimit me cilësi të lartë, ne ndjekim standardet profesionale. Puna që kemi kryer, në përputhje me ato standarde, ofron mbështetje për konkluzionet e dhëna në këtë raport.

Pas disa minutash, ky raport arriti nga një rezultat i lexueshmërisë 25 në 49. Jo i përsosur, por është shumë më i lehtë për tu lexuar dhe kuptuar. Ky raport gjithashtu tingëllon më autentik.

Ju mund të zgjidhni stilin dhe tonin tuaj se si do ta shkruanit këtë paragraf. Sidoqoftë, çështja është se duke përdorur gjuhë të thjeshtë dhe fjali të thjeshta, teksti bëhet shumë më i thjeshtë për t’u lexuar dhe kuptuar. Një tjetër pasqyrë e shkëlqyer nga hulumtimi i Nielsen Norman Group është se ata kurrë nuk kanë dëgjuar ndonjë ankesë profesionale kur teksti ishte i lehtë për tu kuptuar.

Artikull i shkruar nga: Jim Pelletier - Nënkryetar për Standarde dhe Njohuri Profesionale në Institutin e Auditorëve te Brendshëm.